Saiba o que é e como elaborar um relatório de ocorrências

Não conformidades podem acontecer constantemente numa empresa e ninguém notar – e isso é problemático para as operações da empresa. Nesse momento, é essencial um relatório de ocorrências – e o que é e como elaborar um relatório de ocorrências?

Relatório de ocorrências

Antes de tudo, por que ele é essencial? Segundo o Ministério Público do Trabalho, a grande maioria dos acidentes (entre 90% e 95%) poderiam ser evitados se houvesse mais organização de trabalho.

E boa parte das razões de um acidente são as não conformidades. Prossiga com a leitura do artigo e saiba mais sobre o relatório de ocorrência no trabalho e como fazer um relatório de incidente!
 

O que é e como elaborar um relatório de ocorrências?


Para que um relatório de ocorrências no trabalho seja eficiente e útil, ele precisa ser feito por profissionais especializados.

O relatório de ocorrências se trata de um documento que carrega as principais informações sobre uma ocorrência. Ele é utilizado para atividades envolvendo segurança do trabalho e prevenção de acidentes ocupacionais.

Por isso, o relatório de ocorrência no trabalho é claro e objetivo, com provas concretas sobre a ocorrência. Dessa forma, serve como embasamento para uma tomada de decisão.
 

Quem utiliza do relatório de ocorrências?


Os setores que mais utilizam desse documento são o de segurança patrimonial e Defesa Civil. O primeiro utiliza do relatório de ocorrência de segurança do trabalho, de forma a registrar e comunicar circunstâncias que afetem a segurança da empresa.

Já a Defesa Civil utiliza do relatório de ocorrências para registrar diversas ocorrências pela cidade, de desastres a roubos. Nesse caso, serve ao propósito de guardar informações e servir de indicador para melhorias.
 

Quem deve fazer o relatório de ocorrências?


O relatório deve ser preenchido por um profissional com conhecimento técnico, que seja capaz de analisar a operação em acidentes ocupacionais ou segurança patrimonial. A Veiga Gestão possui a experiência necessária para formular um relatório claro e objetivo.
 

Como fazer um relatório de incidente?

 
  1. Organização: crie um sistema de numeração para organizar os relatórios (Ex: R.O. 001/*ano do ocorrido*).
  2. Identificação: adicione na folha o nome do relator, data do registro e horário de preenchimento do registro.
  3. Sumário: faça um resumo sintetizado dos principais pontos da ocorrência antes de comunicar a ocorrência em si.
  4. Motivo da ocorrência: com data e horário da ocorrência (pode ser aproximado), local e envolvidos que estavam presentes na ocorrência.
  5. Detalhes do ocorrido: deve ser feita uma descrição textual do que aconteceu, que pode ser em tópicos ou texto corrido. Se atenha aos detalhes técnicos e, se possível, anexe imagens do local da ocorrência.
  6. Soluções: informe quais ações foram adotadas após a ocorrência.
  7. Análise e melhorias: o relator deve adicionar sua percepção dos fatos de maneira resumida e objetiva. Se possível, pode fazer recomendações de melhorias.
 

Qual a importância do relatório de ocorrência de segurança do trabalho?


Para uns, o relatório é um processo burocrático na segurança do trabalho. Para outros, é essencial para melhorias na gestão ocupacional.

O relatório de ocorrência de segurança do trabalho é essencial para gestão adequada dos processos empresariais. Muitas situações de descontrole operacional e financeiro começam em não conformidades corriqueiras que passam despercebidas.

Sem a comunicação dessas não conformidades, há consequências, e a empresa pode até passar a operar no vermelho – sem nem sequer saber o porquê.

Então, concluindo, o relatório de ocorrências existe para deixar claro os problemas operacionais dentro de uma empresa, evitando grandes prejuízos.
 

Quais os benefícios do relatório de ocorrências?

 
  • Aprimora o processo de gestão;
  • Torna mais claro os erros e não conformidades dentro da empresa;
  • Permite tomadas de decisão mais assertivas;
  • Melhora a produtividade dos colaboradores;
  • Reduz desperdícios.
 

Como fazer um relatório de incidentes: quais são as dicas?


O relatório de ocorrências não é um documento aplicado apenas em situações extraordinárias – na verdade, ele é um controle diário de rotina. Por isso, aqui vão algumas dicas para produzir o melhor documento.

  • Adote o uso do ciclo PDCA, que é o processo de Planejar, Executar (Do), Checar e Agir;
  • Capacite seus administradores em raciocínio estatístico, de forma que sejam capazes de colher as informações cruciais da ocorrência;
  • Use de um layout padrão para a folha do relatório de ocorrência;
  • Ensine seus colaboradores a serem objetivos em descrições;
  • Deixe acessível o modelo do relatório de ocorrências, de forma que cada colaborador possa fazer seu relatório sigilosamente.
 

Conclusão


Mais do que um processo burocrático após acidentes ocupacionais ou situações de segurança patrimonial, o relatório de ocorrências é uma ferramenta de gestão. Ele deve ser integrado ao dia a dia da empresa.

Agora que você sabe o que é e como elaborar um relatório de ocorrências, deve imediatamente começar a identificar falhas nos processos empresariais!

LSI: relatório de ocorrência de segurança do trabalho, relatório de ocorrência no trabalho, como fazer um relatório de incidente.

Palavras-chave secundárias: segurança do trabalho, acidentes ocupacionais, segurança patrimonial, relatório de ocorrências, não conformidades.
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